Regolamento unitario per gli organismi di mediazione forensi costituiti dai consigli dell’ordine degli avvocati

1/2022 GENNAIO - APRILE

Consiglio Nazionale Forense

Regolamento unitario per gli organismi di mediazione forensi costituiti dai consigli dell’ordine degli avvocati

SOMMARIO

Art. 1 - Ambito di applicazione                                                                     81

Art. 2 - Domanda di mediazione                                                                   81

Art. 3 - La segreteria                                                                                     81

Art. 4 - Sede del procedimento                                                                     82

Art. 5 - La mediazione in modalità telematica                                             82

Art. 6 - Funzioni e designazione del mediatore                                           83

Art. 7 - Cause di incompatibilità e garanzie di imparzialità del mediatore 84

Art. 8 - Riservatezza                                                                                      84

Art. 9 - Procedimento di mediazione                                                            84

Art. 10 - Conclusione del procedimento di mediazione                               85

Art. 11 - Indennità                                                                                        85

 

Art. 1 - Ambito di applicazione

1. Ai sensi degli art. 2 e 5 del D.lgs. n. 28/10, il presente regolamento è applicabile alla mediazione per la conciliazione di controversie civili e commerciali, relative a diritti disponibili, che le parti tentino di risolvere in maniera collaborativa, in forza di un accordo, di una clausola contrattuale e/o statutaria, di un obbligo di legge, su invito del giudice, su iniziativa di taluna o di tutte le parti.

2. Il presente regolamento si applica, in quanto compatibile, ai procedimenti di mediazione e conciliazione disciplinati da leggi speciali.

3. Le parti non possono partecipare al procedimento se non con il ministero di un difensore.

Art. 2 - Domanda di mediazione

1. La domanda di mediazione deve contenere:

a) i dati identificativi delle parti in modo da consentire le comunicazioni di cui all’art. 3 del presente regolamento;

b) descrizione dei fatti e delle questioni controverse e dell’oggetto della domanda;

c) indicazione del valore della controversia determinato a norma del codice di procedura civile;

d) i dati identificativi del difensore della parte con allegata copia del mandato.

2. La domanda può contenere:

a) copia, laddove esistente, della clausola di mediazione;

b) dati identificativi dei professionisti e/o delle persone di fiducia che assisteranno la parte nel procedimento;

c) i dati identificativi di colui che, se necessario, parteciperà e rappresenterà eventualmente la parte nel procedimento, munito dei poteri sostanziali e formali necessari alla partecipazione.

Nel caso di mediazione demandata alla domanda deve essere allegata copia dell’ordinanza.

3. Ai sensi dell’art. 4, comma 1, del D.lgs. n. 28/10, la domanda di mediazione deve essere depositata presso la Segreteria dell’Organismo di Mediazione (d’ora in poi ODM) con qualunque strumento idoneo a comprovare l’avvenuta ricezione.

4. La domanda può essere compilata utilizzando il modulo predisposto dall’ODM o in forma libera.

5. Il deposito della domanda di mediazione, nonché l’adesione della parte invitata al procedimento, costituiscono accettazione del regolamento e delle indennità di cui alla tabella allegata.

Art. 3 - La segreteria

1. La Segreteria dell’ODM amministra il servizio di mediazione.

2. La Segreteria tiene un registro, anche informatico, per ogni procedimento di mediazione, con le annotazioni relative al numero d’ordine progressivo, ai dati identificativi delle parti, all’oggetto della controversia, al mediatore designato, alla durata del procedimento e al relativo esito.

3. La Segreteria verifica:

a) la conformità della domanda di mediazione ai requisiti formali previsti dal regolamento e la annota nell’apposito registro;

b) l’avvenuta effettuazione del pagamento delle spese di avvio del procedimento e delle indennità di mediazione.

4. La Segreteria comunica nel più breve tempo possibile e in una forma comprovante l’avvenuta ricezione:

a) alla parte istante: il nominativo del mediatore designato, la data e il luogo dell’incontro di mediazione;

b) all’altra o alle altre parti: la domanda di mediazione; il nominativo del mediatore designato; la data e il luogo dell’incontro di mediazione con l’invito a comunicare, almeno otto giorni prima dell’incontro, la propria adesione, e a partecipare al procedimento personalmente o a mezzo di delegato munito di procura sostanziale.

5. La Segreteria informa, altresì, la parte dei benefici fiscali previsti dagli artt. 17 e 20 del D.lgs. n. 28/10 e l’avverte della circostanza che, ai sensi dell’art. 8, comma 5, del D. lgs., n. 28/10, il giudice può desumere dalla mancata partecipazione al procedimento argo- menti di prova sensi dell’art. 116, 2° comma, c.p.c.

Art. 4 - Sede del procedimento

1. Il procedimento di mediazione si svolge presso la sede dell’ODM alla presenza delle parti ovvero in via telematica secondo quanto previsto dall’art. 5.

2. La sede di svolgimento è derogabile con il consenso di tutte le parti, del mediatore e del responsabile dell’organismo.

Art. 5 - La mediazione in modalità

1. Ai sensi dell’art. 3, comma 4, D. Lgs 28/2010 e ss.mm.ii., la mediazione può svolgersi anche in modalità telematica, previo consenso esplicito di tutte le parti che hanno aderito al procedimento.

È altresì possibile, sempre previo il consenso esplicito suddetto, che la mediazione si svolga contestualmente con la partecipazione di una o più parti in modalità da remoto e con la presenza fisica di una o più parti dinnanzi al mediatore, presso la sede dell’ODM.

2. La mediazione telematica può riguardare l’intero procedimento o una o più fasi di esso. In ogni caso, il procedimento di mediazione telematica è subordinato alla valutazione della opportunità e/o della possibilità organizzativa dell’ODM, valutate le circostanze del caso, secondo insindacabile giudizio del responsabile dell’ODM.

3. Nei casi di mediazione telematica, l’ODM mette a disposizione apposita piattaforma, idonea a garantire la riservatezza dei dati personali, la sicurezza delle comunicazioni e pari capacità di accesso ai partecipanti.

Tutti i soggetti che parteciperanno da remoto si dovranno dotare di idonei strumenti per consentire il regolare svolgimento della mediazione in via telematica; l’ODM non è responsabile di eventuali difficoltà di accesso e/o problematiche di altro genere che possano rendere impossibile o difficoltoso lo svolgimento delle sessioni da remoto.

4. Ottenendo le credenziali di accesso alla piattaforma, i partecipanti accettano il regolamento dell’ODM e reativi allegati e si impegnano a rispettare gli obblighi ivi previsti, con particolare riferimento alla riservatezza delle informazioni acquisite in qualsiasi formato (audio, video, testo, o altro) ed il divieto di divulgazione delle stesse a terzi.

5. La sessione di mediazione telematica avviene tra- mite “stanze virtuali” che consentono l’accesso in via telematica a tutti i soggetti, a vario titolo coinvolti nel procedimento (a titolo esemplificativo: parti, difensori, praticanti, mediatori, consulenti, esperti, mediatori in tirocinio).

I partecipanti sono vincolati ai doveri di riservatezza di cui agli art. 9 e 10 D. Lgs. 28/2010 e ss.mm.ii..

È vietata qualsiasi forma di acquisizione audio/visiva degli incontri e la conservazione dei dati relativi allo svolgimento degli stessi nonché la condivisione di detti dati con soggetti terzi al procedimento.

6. Durante la sessione il mediatore gestisce in piena autonomia il colloquio tra le parti, la durata degli interventi ed ogni aspetto del confronto, con facoltà di abilitare o disabilitare momentaneamente il flusso audio/ video/testo ai singoli partecipanti e avviare le sessioni separate e per ogni esigenza legata al corretto svolgi- mento dell’incontro.

7. Al fine di garantire detto regolare e ordinato svolgimento, durante la sessione in video conferenza tutti i soggetti collegati dovranno premunirsi di valido documento d’identità al fine di consentire al mediatore la loro identificazione; non dovranno oscurare la telecamera (che dovrà essere mantenuta attiva); non potranno allontanarsi (se non per comprovate ragioni di necessità e previo avviso agli altri partecipanti collegati) e dovranno garantire che nel corso del collegamento siano presenti solo i soggetti autorizzati a presenziare.

Inoltre, dovranno attenersi alle istruzioni del mediatore il quale ha la facoltà di dare e togliere la parola. Infine, dovranno premunirsi dei documenti su cui intendono discutere o che intendano condividere, se non già forniti al mediatore. In caso contrario il mediatore potrà valutare di interrompere e aggiornare l’incontro. Tale facoltà è comunque concessa al mediatore in tutti i casi in cui ne ravvisi la necessità.

8. L’esibizione e/o il deposito di documenti può avvenire anche attraverso l’inoltro telematico e, laddove possibile, attraverso strumenti di condivisione informatica.

9. Gli incontri si svolgono nel giorno e nell’ora comunicati dalla segreteria dell’ODM o dal mediatore, mediante accesso all’apposita area virtuale riservata sulla piattaforma adottata dall’ODM.

10. A tal fine la segreteria dell’ODM o il mediatore forniranno le informazioni necessarie ed il link di collega- mento per accedere alla piattaforma.

11. Il link inviato alle parti per l’utilizzo della piattaforma telematica è personale e non cedibile a terzi; lo stesso è da custodire con cura in quanto necessario per attivare il collegamento; l’ODM non è responsabile di eventuali malfunzionamenti o anomalie nel caso in cui le parti facciano un utilizzo difforme del suddetto link.

12. Alla data e all’ora stabiliti per l’incontro, il mediatore dà avvio alla seduta telematica facendo accedere i soggetti a vario titolo coinvolti alle rispettive “stanze virtuali”.

13. All’incontro possono partecipare esclusivamente il mediatore, le parti, i rispettivi avvocati e loro praticanti ed eventuali esperti nominati a norma dell’art. 8 del D. Lgs. 28/2010 e ss.mm.ii., nonché eventuali mediatori in tirocinio; eventuali soggetti terzi potranno partecipare solo con il consenso di tutte le parti, previa trasmissione al mediatore del documento di identità e loro identificazione da parte dello stesso, nonché all’assunzione dell’impegno di riservatezza, analogamente a quanto previsto per le parti.

14. Qualora nel corso dell’incontro si verifichi un’interruzione della connessione audio o video che non consenta di proseguire regolarmente l’incontro, il mediatore, verificata l’impossibilità di ripristinare la connessione, aggiorna ad altra data l’incontro dando atto a verbale di quanto accaduto e comunicando alle parti la data e l’ora del nuovo incontro.

15. Al termine della sessione, il mediatore direttamente o per il tramite della segreteria invia telematicamente alle parti (anche tramite i loro difensori) copia informatica del processo verbale di mediazione, affinché le stesse lo sottoscrivano (digitalmente, se dotate di firma digitale, o analogicamente in calce al testo, qualora non in possesso di firma digitale) e, una volta completo delle sottoscrizioni, lo inoltrino all’ODM nel termine concesso dal mediatore.

Allo stesso modo, le parti sottoscrivono l’accordo eventualmente raggiunto. Gli avvocati che sottoscrivono con firma digitale dichiarano l’autografia della sottoscrizione dei loro assistiti collegati da remoto, così come apposta in calce al verbale ed all’accordo di conciliazione.

Il verbale e l’accordo, così sottoscritti, vengono subito trasmessi telematicamente dalle parti (o loro difensori) all’ODM per la firma da parte del mediatore.

Art. 6 - Funzioni e designazione del mediatore

1. Il mediatore assiste le parti nella ricerca di un accordo che esse reputino soddisfacente per la composizione della controversia.

2. In nessun caso il mediatore svolge attività di consulenza sull’oggetto della controversia o sui contenuti dell’eventuale accordo.

3. I mediatori debbono essere iscritti all’albo degli Avvocati e vengono inseriti, sulla base delle competenze dichiarate, in elenchi distinti per materie o per raggruppamenti di materie il Responsabile dell’ODM provvede alla designazione del mediatore secondo criteri di rotazione che tengano conto dell’oggetto, del valore della controversia e della competenza del mediatore.

4. Ai fini della designazione, ciascuna parte può pro- porre un nominativo scelto tra quelli inseriti negli elenchi dell’ODM e segnalarlo all’Organismo che provvede a comunicarlo all’altra parte in mediazione, assegnando un termine per la designazione congiunta.

Il Responsabile dell’Organismo procede alla nomina del mediatore come congiuntamente indicato dalle parti nel termine assegnato, altrimenti nomina il mediatore ai sensi dei commi che precedono.

5. Il mediatore deve eseguire personalmente la sua prestazione.

6. Il mediatore deve comunicare alla Segreteria, prontamente e non oltre due giorni dalla comunicazione della sua designazione, l’accettazione dell’incarico.

7. Al momento dell’accettazione, il mediatore deve sottoscrivere un’apposita dichiarazione di imparzialità attenendosi a quanto prescritto dall’art. 6 del presente regolamento.

8. Le parti possono richiedere all’ODM, in base a giustificati motivi, la sostituzione del mediatore. In caso di accoglimento dell’istanza il Responsabile dell’ODM nominerà un altro mediatore.

9. Il Responsabile dell’ODM provvederà parimenti alla sostituzione del mediatore, qualora questi, nel corso del procedimento, rinunci all’incarico previa dichiarazione scritta e idoneamente motivata, che deve essere accettata dall’ODM medesimo.

10. Qualora l’oggetto della mediazione lo richieda e le parti abbiano espresso il loro consenso, è facoltà del mediatore avvalersi di uno o più consulenti tecnici esperti della materia. La nomina del consulente è subordinata all’impegno, sottoscritto da entrambe le parti, di sostenerne i costi.

Con il consenso delle parti, l’elaborato potrà essere utilizzato nell’eventuale successivo giudizio.

Art. 7 - Cause di incompatibilità e garanzie di imparzialità del mediatore

1. Il mediatore deve assolvere agli obblighi di formazione ed aggiornamento, rispettare gli obblighi derivanti dalla normativa in materia, le previsioni del regolamento dell’organismo di mediazione e quelle deontologiche.

2. Non può accettare la nomina quando:

a) abbia in corso o abbia avuto negli ultimi due anni rapporti o relazioni di tipo professionale, commerciale, economico, familiare o personale con una delle parti;

b) una delle parti del procedimento sia assistita o sia stata assistita negli ultimi due anni da professionista di lui socio o con lui associato, ovvero che eserciti negli stessi locali;

c) quando ricorre una delle ipotesi di ricusazione degli arbitri prevista dal codice di rito.

3. In ogni caso il mediatore deve comunicare alle parti ogni circostanza di fatto e ogni rapporto con i difensori che possano incidere sulla sua indipendenza ed infomare immediatamente l’Organismo dei motivi di incompatibilità, anche sopravvenuti, in modo da poter essere tempestivamente sostituito.

4. Il mediatore è chiamato a svolgere la sua funzione improntando il proprio comportamento a probità e correttezza affinché il procedimento si svolga con im- parzialità e indipendenza.

5. Il mediatore deve comportarsi nel corso del procedimento in modo da preservare la fiducia in lui riposta dalle parti e deve rimanere immune da influenze e condizionamenti esterni di qualunque tipo.

6. Il mediatore è obbligato a mantenere il segreto su quanto appreso nel corso del procedimento e non potrà in futuro e a nessun titolo assumere alcun incarico con riguardo all’oggetto della controversia.

Art. 8 - Riservatezza

1. Il procedimento di mediazione è riservato e tutto quanto viene dichiarato nel corso degli incontri o nelle sessioni separate non può essere registrato o verbalizzato.

A tal fine tutti i soggetti presenti agli incontri di mediazione dovranno sottoscrivere un’apposita dichiarazione.

2. Il mediatore, le parti, la segreteria e tutti coloro che intervengono al procedimento non possono divulgare a terzi i fatti e le informazioni apprese in relazione al procedimento di mediazione.

3. Rispetto alle dichiarazioni rese e alle informazioni acquisite nel corso delle sessioni separate e salvo con- senso della parte dichiarante o dalla quale provengono le informazioni, il mediatore è altresì tenuto alla riservatezza nei confronti delle altre parti.

4. Le dichiarazioni rese o le informazioni acquisite nel corso del procedimento di mediazione non possono essere utilizzate nel giudizio che abbia, totalmente o parzialmente, il medesimo oggetto del procedimento di mediazione, salvo consenso della parte dichiarante o dalla quale provengono le informazioni.

5. Sul contenuto delle stesse dichiarazioni e informazioni non è ammessa prova testimoniale e non può es- sere deferito giuramento decisorio.

6. Il mediatore, gli addetti dell’ODM, i consulenti e chiunque altro abbia preso parte al procedimento non possono essere tenuti a deporre sul contenuto delle dichiarazioni rese e delle informazioni acquisite nel pro- cedimento di mediazione davanti all’autorità giudizia- ria o ad altra autorità.

Art. 9 - Procedimento di mediazione

1. Il mediatore conduce l’incontro senza formalità di procedura, sentendo le parti congiuntamente o separatamente.

2. Al termine di ciascun incontro il mediatore dà atto per iscritto dei soggetti presenti all’incontro o della mancata partecipazione.

3. Il mediatore, d’intesa con le parti, può fissare eventuali incontri successivi al primo.

4. Quando le parti non raggiungono un accordo e ne facciano concorde richiesta, il mediatore formula una proposta di conciliazione qualora disponga degli elementi necessari.

5. In caso di mancata adesione o partecipazione al tentativo di mediazione, il mediatore non può formulare la proposta.

6. Prima di formulare la proposta, il mediatore informa le parti che se il provvedimento che definisce il giudizio:

a) corrisponde interamente al contenuto della proposta, il giudice escluderà la ripetizione delle spese sostenute dalla parte vincitrice che ha rifiutato la proposta, riferibili al periodo successivo alla formulazione della stessa, e la condannerà al rimborso delle spese sostenute dalla parte soccombente relative allo stesso periodo, ivi compresi i compensi dovuti al mediatore e all’esperto eventualmente nominato, nonché al versamento all’entrata del bilancio dello Stato di un’ulteriore somma di importo corrispondente al contributo unificato dovuto;

b) non corrisponde interamente al contenuto della proposta, il giudice, se ricorrono gravi ed eccezionali ragioni, può nondimeno escludere la ripetizione delle spese sostenute dalla parte vincitrice per l’indennità corrisposta al mediatore e per il compenso dovuto all’esperto eventualmente nominato.

7. Il mediatore nella formulazione della proposta è tenuto al rispetto dell’ordine pubblico e delle norme imperative. Salvo diverso accordo delle parti, in nessun caso la proposta può contenere riferimenti alle dichiarazioni rese o alle informazioni acquisite nel corso del procedimento, ad eccezione degli elementi risultanti dai documenti depositati e noti a tutte le parti del pro- cedimento.

8. La Segreteria comunica alle parti per iscritto e in una forma comprovante l’avvenuta ricezione, la proposta formulata dal mediatore.

9. Le parti fanno pervenire al mediatore, per iscritto ed entro sette giorni, l’accettazione o il rifiuto della proposta. In mancanza di risposta nel termine, la proposta si ha per rifiutata.

Art. 10 - Conclusione del procedimento di mediazione

1. Il procedimento si conclude:

a) nel caso di mancata partecipazione di una o più parti;

b) quando le parti raggiungono un accordo;

c) quando le parti non aderiscono alla proposta formulata dal mediatore;

d) quando il mediatore non ritiene utile proseguire il procedimento; e) decorsi tre mesi dalla proposizione della domanda di mediazione, salvo diverso accordo delle parti.

2. Se è raggiunto un accordo, il mediatore forma processo verbale al quale è allegato il testo dell’accordo medesimo.

3. Se la conciliazione non riesce, il mediatore forma processo verbale con l’indicazione dell’eventuale pro- posta formulata.

4. Il verbale è sottoscritto dalle parti e dal mediatore, il quale certifica l’autografia della sottoscrizione delle parti o la loro impossibilità di sottoscrivere. Nello stesso verbale, il mediatore dà atto della mancata partecipa- zione di una delle parti al procedimento di mediazione.

5. Il processo verbale è depositato presso la segreteria dell’ODM e di esso è rilasciata copia alle parti che lo richiedono.

6. Gli oneri fiscali derivanti dall’accordo raggiunto sono assolti dalle parti.

7. Al termine del procedimento ciascuna parte è tenuta a compilare la scheda di valutazione del servizio di mediazione predisposta dall’ODM.

Art. 11 - Indennità

1. L’indennità comprende le spese di avvio del procedi- mento, di mediazione e il compenso dovuto ai mediatori.

2. È liquidato a parte il compenso per l’esperto di cui all’art. 6, comma 10.

3. Per le spese di avvio del procedimento è dovuto da ciascuna parte un importo di Euro 40,00, oltre IVA e oneri, per le procedure di valore nel limite di euro 250.000, ed euro 80,00, oltre iva e oneri, per le procedure di valore superiore, che deve essere versato, dalla parte istante, al momento del deposito della domanda di mediazione e, dalla parte aderente al tentativo di mediazione, al momento dell’adesione e, comunque, prima dell’incontro.

4. Se le parti dichiarano di voler proseguire la media- zione successivamente al primo incontro informativo, le parti sono tenute in solido tra loro nei confronti dell’Organismo al versamento integrale dell’indennità di mediazione dovuta da ciascuna parte, stabilita secondo lo scaglione di riferimento come da tabella allegata.

5. Il valore della lite è indicato nella domanda di mediazione a norma del codice di procedura civile. Lo stesso è determinato dall’ODM nel caso risulti indeterminato, indeterminabile o vi sia divergenza tra le parti sulla stima.

6. L’indennità dovuta è ridotta di un terzo nelle materie per cui l’instaurazione del procedimento di mediazione costituisce condizione di procedibilità della domanda giudiziale.

7. L’indennità dovuta è aumentata fino ad un quinto in caso di conclusione dell’accordo e deve essere aumentata di un quinto in caso di formulazione della proposta.

8. È facoltà dell’ODM:

a) aumentare fino ad un quinto l’indennità dovuta in caso di particolare importanza, complessità o difficoltà dell’affare;

b) rideterminare l’indennità qualora all’esito del pro- cedimento l’accordo sia raggiunto su valori superiori, rispetto allo scaglione determinato dalle parti.

9. Quando la mediazione costituisce condizione di procedibilità della domanda giudiziale, la parte che sia in possesso delle condizioni per l’ammissione al patrocinio a spese dello Stato, ai sensi dell’art. 76 (L) del d.p.r. 30 maggio 2002, n. 115, è esonerata dal pagamento delle indennità.

A tal fine essa è tenuta a depositare, presso l’ODM, apposita dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà, la cui sottoscrizione può essere autenticata dal medesimo mediatore o da altro soggetto a ciò abilitato, nonché a produrre, a pena di inammissibilità dell’istanza la documentazione comprovante la veridicità di quanto dichiarato.

10. Il mediatore di un procedimento in cui tutte le parti si trovino nel caso previsto nel comma precedente deve svolgere la sua prestazione gratuitamente.

Nel caso in cui le condizioni predette riguardino solo talune delle parti, il mediatore riceve un’indennità ridotta, in misura corrispondente al numero delle parti che non risultano ammesse al gratuito patrocinio.